Vil du etablere en virksomhed i Polen? Her er alt, du skal vide

Hvilken selskabsform skal du vælge?

Det første valg er selskabsformen. De mest anvendte muligheder for udenlandske virksomheder er:

Sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) er den polske pendant til et anpartsselskab. Det er den klart mest populære selskabsform for udenlandske investorer.

Minimumkapitalen er blot PLN 5.000 (ca. EUR 1.200), der er ingen krav om polsk bopæl for ejere eller direktører, og selskabet nyder begrænset hæftelse. Det reguleres af den polske selskabslov og skal have en bestyrelse og vedtægter.

Spółka Akcyjna (SA) svarer til et aktieselskab. Minimumkapitalen er PLN 100.000. Denne form kræves bl.a. ved børsnotering og er typisk relevant for større strukturer.

Oddział (filial) er en filial af det udenlandske moderselskab. Den er ikke en selvstændig juridisk person – moderselskabet hæfter fuldt ud. Filialen skal registreres og føre selvstændigt regnskab i Polen.

Przedstawicielstwo (repræsentationskontor) må kun udøve markedsførings- og informationsaktiviteter, ikke kommerciel virksomhed. Det er sjældent tilstrækkeligt i praksis.

For de fleste danske virksomheder er sp. z o.o. det rigtige valg. Det beskytter ejernes private formue, er anerkendt af polske samhandelspartnere og giver den mest fleksible skattemæssige og regnskabsmæssige ramme.

Registrering – trin for trin

Registrering af en sp. z o.o. i Polen sker digitalt via det nationale retsregister KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). Processen kræver:

• Vedtægter – på polsk, underskrevet digitalt eller notarialt
• Udpegning af direktion og eventuelt tilsynsråd
• Indbetaling af minimumkapital (PLN 5.000)
• Registrering i KRS – giver selskabet et unikt KRS-nummer
• Tildeling af NIP (polsk skatteidentifikationsnummer, svarende til CVR i Danmark)
• Tildeling af REGON (statistisk identifikationsnummer)



Derudover kræves særskilt registrering hos skattemyndighederne, herunder momsregistrering (VAT-R) hvis selskabet foretager momspligtige transaktioner. Uden aktivt NIP og VAT-nummer er korrekt fakturering og rapportering ikke mulig.




Registreringsprocessen kan virke enkel på papiret, men i praksis kan manglende dokumenter, krav om notarisering, oversættelser og interaktion med polske myndigheder forsinke opstarten med uger. Aider Polska varetager hele registreringsprocessen og sikrer, at selskabet er korrekt opsat fra dag ét.

Regnskab og årsregnskab i Polen

Polske regnskabsregler kræver, at alle selskaber fører løbende bogføring i overensstemmelse med den polske regnskabslov (Ustawa o rachunkowości) eller IFRS. Regnskabsåret følger normalt kalenderåret.

Årsregnskabet skal færdiggøres senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning (dvs. 31. marts for kalenderårlige selskaber) og godkendes af selskabets generalforsamling. Herefter indberettes det til KRS inden for 15 dage.

Polsk regnskab er detaljeret i sit rapporteringskrav. JPK (Jednolity Plik Kontrolny) er et system med standardiserede digitale filer, som skattemyndighederne kan anmode om. JPK_V7 kombinerer momsregistre og momsangivelsen i én fil og indsendes månedligt eller kvartalsvist.

Revisionspligt indtræder, når selskabet i to på hinanden følgende år opfylder mindst to af tre kriterier: balancesum over PLN 2,5 mio., omsætning over PLN 5 mio. eller gennemsnitligt over 50 ansatte.

Outsourcing af regnskab til Aider Polska betyder, at vi håndterer hele det polske regnskabsmæssige og skattemæssige compliance-forløb: løbende bogføring, udarbejdelse og indgivelse af JPK_V7, periodeafslutninger, årsregnskab, indberetning til KRS og skattemyndighederne samt løbende dialog med revisor. Det giver din virksomhed det fulde overblik uden at skulle opbygge in-house kapacitet i Polen.

Lønadministration og ansatte i Polen

Polen er et attraktivt land at ansætte i. Minimumslønnen er i 2025 PLN 4.666 pr. måned (brutto), svarende til ca. EUR 1.100. Arbejdsgiver betaler sociale bidrag på ca. 20 % af bruttolønnen; hertil kommer en arbejdsulykkesforsikring, der varierer efter branche.

Som arbejdsgiver er du forpligtet til at:

• Indberette lønudbetalinger og trækprocent månedligt via systemet ZUS (socialsikringsstyrelsen)
• Tilbageholde og afregne a-skat baseret på medarbejderens skattekort
• Overholde reglerne om opsigelsesvarsler – disse er afgørende anderledes end de danske og afhænger af ansættelsestidens længde

Aider Polskas lønteam håndterer alle aspekter af polsk lønadministration: lønkørsel, indberetninger til ZUS og skattemyndighederne, ferieregistrering, afskedigelsesprocedurer og personaleadministration – på polsk, og i overensstemmelse med polsk arbejdsret.